تعد إدارة الاجتماعات من المهارات الأساسية التي يجب على كل مدير ومقدم إتقانها لضمان نجاح الاجتماعات. وقد تتبادر إلى ذهنك بعض الأسئلة مثل: ما هي أفضل الطرق لتنظيم الاجتماعات، وكيف يمكن تحقيق أعلى مستويات النجاح فيها؟ ولتوضيح ذلك، سنستعرض في هذا المقال مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة التي يمكن اتباعها لتنظيم اجتماع ناجح.
أفضل الطرق لإدارة الإجتماعات بإحترافية
ليس كل محترف مديراً وليس كل مدير محترفاً، لذا يجب اتباع خطوات محددة قبل بدء الاجتماع لتحقيق الأهداف المرجوة. تتضمن هذه الخطوات ما يلي:
1- مرحلة ما قبل اللقاء
تتضمن هذه المرحلة مجموعة من النقاط الأساسية التي يجب على منظمي الاجتماع التركيز عليها، منها:
- تحديد نوع الاجتماع: يجب تحديد موضوع الاجتماع، والذي قد يتراوح بين اتخاذ قرارات جديدة، أو تعديل الشروط، أو إعلام الحاضرين بشيء محدد.
- تحديد الحضور: يفضل أن يقتصر الحضور على الأشخاص المعنيين مباشرة بموضوع الاجتماع، لأن زيادة عدد الحضور قد يؤدي إلى إضاعة الوقت بلا فائدة.
- تحديد جدول الأعمال: يوصى بإعداد جدول عمل يتضمن النقاط الرئيسية، مما يساهم في تسهيل سير الاجتماع ويساعد على اختصاره.
2- مرحلة أثناء الاجتماع
هناك مجموعة من القواعد التي يجب على المشاركين في الاجتماع الالتزام بها، منها:
- توضيح جدول الأعمال: يجب أن يكون الجميع على دراية بالأهداف والنتائج المتوقعة من الاجتماع، حيث أن جدول الأعمال بمثابة خارطة الطريق التي تساعد في الحفاظ على تركيز المناقشة.
- الالتزام بالمواعيد: من الضروري أن يبدأ الاجتماع في الوقت المحدد وينتهي في الوقت المتفق عليه، لأن التأخير قد يؤدي إلى تشتيت انتباه الجمهور وانخفاض مستوى التركيز.
- إنهاء الاجتماع بخطة عمل: يفضل تلخيص المناقشات في نهاية الاجتماع وتحديد الخطوات التالية المتوقعة.
3- مرحلة ما بعد الاجتماع
وبعد انتهاء الاجتماع هناك عدد من الأمور المهمة التي يجب أخذها بعين الاعتبار وهي:
- توثيق مخرجات الاجتماع: يجب تسجيل النقاط والموضوعات التي تمت مناقشتها للاستفادة منها مستقبلاً.
- التواصل بعد الاجتماع: يُنصح بالبقاء على اتصال بين الموظفين ومديرهم لطرح أي أسئلة حول ما تمت مناقشته.
- متابعة الأداء: يجب على المدير أو المسؤول متابعة سير العمل والتأكد من فهم الجميع للنقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماع.
أنواع الاجتماعات
هناك أنواع عديدة من الاجتماعات حسب الموضوع الذي سيتم الحديث عنه، ومن هذه الأنواع:
- اجتماعات تحديث الحالة: تهدف هذه الاجتماعات إلى معالجة مشكلات الاتصال، على الرغم من أنها قد تتطلب بعض الوقت لحلها.
- اجتماع توليد الأفكار: يهدف هذا الاجتماع إلى جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات المفيدة للشركة، ويتطلب قدراً من الوقت للوصول إلى القرارات الأمثل.
- اجتماع حل المشكلات: يعتمد هذا النوع من الاجتماعات على تعاون المدير والمشاركين، خاصة عند مواجهة التحديات مثل المشكلات مع العملاء أو المشكلات المالية.
كيفية إدارة الاجتماعات بفعالية
ولضمان تحقيق الأهداف المرجوة من الاجتماع دون أي اضطرابات هناك مجموعة من المبادئ التي يجب اتباعها:
- الإعداد الجيد: يجب الاستعداد جيداً للاجتماع من خلال تنظيم الخطط والموضوعات التي سيتم مناقشتها.
- تحديد مدى الحاجة إلى الاجتماع: لا ينبغي عقد الاجتماعات إلا إذا كانت هناك مواضيع مهمة تتطلب المناقشة.
- تحديد قائمة الحضور: يجب دعوة الأشخاص ذوي الصلة بالموضوع بدلاً من الموظفين العشوائيين.
- تجنب استبعاد أي شخص: من المهم عدم تجاهل أي شخص من الحضور، لأنه قد يقدم اقتراحاً فريداً يمكن أن يؤثر على مسار الشركة.
- تجنب إضاعة الوقت: ركز على النقاط المهمة وتجنب المناقشات غير المثمرة قدر الإمكان.
تعتبر الاجتماعات جزءاً أساسياً من الأنشطة التي تنظمها الشركات لتحسين الأداء وتبادل الأفكار، مما يساهم في تعزيز الإنتاجية والابتكار.