التخطيط الإداري
يعد التخطيط إحدى الوظائف الأساسية في علم الإدارة، حيث أنه يرتبط بشكل وثيق بين عنصرين رئيسيين: الأول هو المستقبل، والثاني هو الأهداف والوسائل المستخدمة لتحقيق تلك الأهداف. ومن هنا يظهر مفهوم الخطة كقرار شامل ومفصل. ولضمان نجاح عملية التخطيط، من الضروري فهم أهدافها واحتياجاتها وإجراءات التخطيط المناسبة.
أهداف التخطيط
- يسعى التخطيط إلى توضيح مفردات ما يجب القيام به سواء في إطار زمني قصير أو طويل.
- من خلال التخطيط يمكنك قياس مدى التزامك بالخطة المحددة، ويساعد في تقييم الإنجازات مقارنة بما لم يتم إنجازه أثناء تنفيذ العمل.
- كما يساهم التخطيط في إيجاد حلول للمشاريع التي لم تكتمل، بالإضافة إلى تحديد نقاط الخلل ومعالجتها بشكل فعال.
خطوات في عملية التخطيط
تمر عملية التخطيط بعدة خطوات أساسية يمكن تلخيصها فيما يلي:
- تحديد الأهداف: تمثل الأهداف طموحات المنظمة وتوجه الأنشطة الإدارية المختلفة، بما في ذلك التخطيط. هناك نوعان من الأهداف: الأهداف العليا التي يتم تحديدها على مستوى المؤسسة والأهداف الفرعية التي يتم تحديدها على مستوى الوحدة الإدارية.
- تحليل التغيرات في العوامل البيئية: يجب على المنشآت دراسة العوامل البيئية الخارجية لما لها من تأثيرات كبيرة على نمو المنظمة وإيراداتها.
- تطوير الخطة واعتمادها: يتم تحويل الأهداف المحددة إلى خطط تنفيذية داخل المنظمة، وهذا يتطلب موافقة الإدارة العليا أو الجهات ذات العلاقة للاعتماد.
- تنفيذ الخطة ومتابعة نتائجها: يتم تنفيذ الخطة لمراقبة أثرها وإمكانية تطبيقها داخل المنشأة، ويتم استخدام المعلومات المستخرجة من النتائج لوضع خطط جديدة أو تعديل الخطط القائمة.
العوامل المؤثرة على التخطيط
نشأت الحاجة إلى التخطيط نتيجة زيادة عدد المؤسسات، والتحديات الناجمة عن عوامل متعددة، منها:
- التقدم التكنولوجي: يعد التغير التكنولوجي عاملاً حيوياً يتطلب التخطيط، حيث أن التطورات في الأجهزة والمعدات تؤدي إلى تحسين الإنتاجية، الأمر الذي يتطلب التكيف لتحقيق التقدم المستدام.
- التغيرات في السياسات الحكومية: من المهم التكيف مع القوانين والأنظمة التي تضعها الحكومة، مثل قوانين العمل والضرائب، وذلك بهدف تعديل أوضاع المنظمة بما يتناسب مع الامتيازات القانونية.
- تقلبات النشاط الاقتصادي: يهدف التخطيط في هذه الحالة إلى التكيف مع التغيرات في النمو الاقتصادي، والتي قد تفتح آفاقاً جديدة أو تتطلب الاستجابة لحالات الركود.
- تحولات المنافسة: البيئة التنافسية تدفع كل شركة إلى تطوير خطط تسويقية تتناسب مع المنافسين، بما في ذلك المنتجات والأسعار وقنوات التوزيع والحملات الإعلانية.
- التغيرات الاجتماعية: تؤثر التغيرات في المعايير الاجتماعية على إدارة الشركة، الأمر الذي يتطلب التخطيط للحفاظ على التوافق بين هذه التغييرات واحتياجات المنظمة.
- تغيرات الموارد البشرية والطبيعية: تتأثر الموارد البشرية بالعوامل السكانية والهجرة، وتتغير الموارد الطبيعية مثل المواد الخام. وهذا يتطلب التخطيط لتطوير الاستراتيجيات التي تناسب هذه المتغيرات.