مفهوم إدارة المشتريات

تعد إدارة المشتريات آلية حيوية تقوم المؤسسات من خلالها بشراء المواد من الموردين والموردين الخارجيين. تتضمن هذه العملية طلب الأصناف والمواد واستلامها ومراجعتها والموافقة عليها من قبل الموردين.

لضمان تقديم مستوى عالٍ من الخدمة، من الضروري إدارة علاقات الموردين بطرق احترافية ولباقة. وتشمل عملية الشراء أيضًا مراقبة وتقييم الأداء للتأكد من استلام وتسليم المواد والأصناف في المواعيد المحددة. كما يتطلب أيضًا فحص المواد من حيث الجودة والكمية، بالإضافة إلى إدارة المخزون وحسابات المشتريات.

أقسام إدارة المشتريات

تنقسم إدارة المشتريات إلى عدة أقسام رئيسية، منها:

قسم عمليات الشراء

هذا القسم مسؤول عن تنفيذ عمليات شراء السلع والمنتجات والخدمات من خلال المناقصات والمفاوضات مع الموردين. كما يقوم بإعداد دراسات الجدوى لتحديد متطلبات واحتياجات المؤسسة بشكل دقيق، ويهتم بدراسة السوق لتقدير القدرة التنافسية للمنظمة مقارنة بالمؤسسات الأخرى.

ويتضمن الدور وضع الأسعار المناسبة لحدود شراء المواد التي يمكن للمنظمة التعامل معها، بحيث تكون الفائدة المستهدفة أكبر من التكاليف، وبما يتوافق مع طبيعة العمل وسياسات المنظمة.

قسم العقود

يلعب هذا القسم دوراً هاماً في توقيع العقود بين المنظمة والأطراف المشاركة في عملية الشراء، مما يضمن أن العقود تشمل كافة العناصر الضرورية. كما أنه يدير جوانب مختلفة من التعاون والعقود مع أصحاب المصلحة لضمان تلبية احتياجات المنظمة ضمن الجداول الزمنية المتفق عليها.

قسم إدارة علاقات مقدمي الخدمة

يهدف هذا القسم إلى تنظيم وإدارة جميع العلاقات مع الموردين والبائعين، مع تنظيم تسليم السلع والخدمات وأتمتة العمليات المتعلقة بالشراء. كما أنه يقارن الموردين لجذب الأفضل.

وتتمثل الأهداف في ضمان عدم تأخير الإنتاج بسبب تنويع المصادر، مع مراعاة السعر ووقت التسليم، فضلاً عن كفاءة وخبرة الموردين. ويعمل القسم أيضًا على بناء الثقة وتعزيز العلاقات مع الموردين لتحسين جودة الخدمة وتلبية احتياجات المنظمة من الموارد.

قسم مراقبة الجودة

يتولى هذا القسم مسؤولية تطبيق أنظمة الجودة المناسبة لطبيعة العمل، ويعمل على تحديد الأسس والاشتراطات الصحية المطلوبة في كافة مرافق المؤسسة لضمان استمرارية الأعمال وتحقيق الأهداف التنظيمية.

ويتضمن العمل تنظيم عمليات التفتيش على المواد والأدوات المشتراة للتأكد من مطابقتها للمواصفات والمقاييس العالمية. بالإضافة إلى ذلك، يقوم القسم بإعداد برامج تدريبية فعالة لتحسين كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف وتعزيز ولاء الموظفين.