تصنيفات الاجتماعات
هناك العديد من التصنيفات للاجتماعات، وفيما يلي استعراض لبعض الأنواع المختلفة:
إطلاق الاجتماعات
تعقد اجتماعات الإطلاق في المرحلة الأولى من المشروع. الهدف من هذه الاجتماعات هو تحديد أهداف المشروع ومناقشة التحديات التي يجب التغلب عليها. تشمل هذه الاجتماعات فريق المشروع بأكمله، بالإضافة إلى جميع الأفراد الذين سيتأثرون بعمل المشروع. لذلك، تكون هذه الاجتماعات كبيرة الحجم، وغالبًا ما تضم أشخاصًا من أقسام مختلفة داخل المنظمة.
اجتماعات تحديث الحالة
تساعد اجتماعات تحديث الحالة الفريق على البقاء على اطلاع على آخر الأخبار المتعلقة بالمشروع، بالإضافة إلى الحالة الحالية، مما يضمن أن الجميع على المسار الصحيح لإكمال المهام.
يمكن أن تشمل هذه الاجتماعات جميع المشاركين في المشروع، أو يمكن تنظيمها في فرق فرعية أكثر مرونة لتقليل الاجتماعات غير المثمرة. غالبًا ما يتم استخدام مكالمات الفيديو لمتابعة تحديثات الحالة، لتجنب تجمع عدد كبير من الأشخاص معًا.
الاجتماعات الشخصية
اللقاءات الشخصية هي لقاءات شخصية تعقد بين شخصين، غالبًا ما يكون ذلك بين مديريهما وموظفيهما، وتعتبر لقاءات حوارية يهدف فيها الطرفان إلى تناول موضوع معين. تتضمن هذه الاجتماعات تقديم الملاحظات وتتبع الأهداف الفردية بالإضافة إلى تعزيز العلاقات. عادةً ما يتم جدولة هذه الاجتماعات مسبقًا من قبل المشرف لخلق فهم مشترك للنتائج طويلة المدى.
اجتماعات العصف الذهني وحل المشكلات
تركز اجتماعات العصف الذهني على توليد أفكار جديدة، والجمع بين مجموعة متنوعة من الأفراد ذوي وجهات نظر ومهارات وخلفيات مختلفة.
تتناول هذه الاجتماعات إما حلولاً لمشكلة معينة أو تطوير استراتيجية مستقبلية. غالبًا ما يتم تكليف المشاركين بالتوصل إلى حلول فريدة بمجرد تحديد نطاق الاجتماع ومجالات التركيز، مما يوفر أساسًا لمناقشات صنع القرار التي تعتمد على الحلول المذكورة.
اجتماعات اتخاذ القرار
تُستخدم اجتماعات القرار لاتخاذ قرارات رسمية تؤثر بشكل كبير على المشروع. تتميز هذه الاجتماعات بدرجة عالية من التنظيم والدقة، وتتطلب تعاونًا أكبر عندما يكون هناك أكثر من خيار قيد المناقشة. مثال على ذلك هو عند اتخاذ قرار بشأن توظيف مرشح معين.
تشمل هذه الاجتماعات أفرادًا لديهم معرفة واسعة بالموضوع أو لديهم سلطة التأثير على النتيجة.
اجتماعات تعزيز الفريق
تسعى اجتماعات تقوية الفريق إلى تحسين فهم الأعضاء لبعضهم البعض وتعزيز التعاون. قد تتضمن هذه الاجتماعات أنشطة منظمة، أو تتخذ شكلاً حرًا يسمح بالتفاعل في وقت الفراغ، أو تكون مزيجًا من الاثنين معًا.
تسعى هذه الاجتماعات إلى خلق بيئة ممتعة لتعزيز الهدف الرئيسي المتمثل في توحيد أعضاء الفريق، وغالباً ما تهدف إلى:
- تعزيز الثقة بين الأعضاء.
- ساعد المجموعة على الشعور بالتقدير والترحيب.
- تعزيز انتماء الأعضاء للمهمة التي يعملون عليها.
- زيادة الدافع لإكمال المهام.
اجتماعات العصف الذهني
تعتبر الاجتماعات التي تشمل جميع أعضاء المجموعة وتسمح لهم بتبادل الأفكار الجديدة طريقة أكثر فعالية مقارنة بتوزيعها عبر البريد الإلكتروني أو المحادثات الفوضوية. تتيح هذه الاجتماعات للمتحدثين التعمق في الموضوع، وتمكين الأعضاء من طرح الأسئلة ومناقشتها.
تجعل هذه الاجتماعات عملية تبادل الأفكار تفاعلية، مما يتيح للأعضاء الفرصة لتعزيز أفكار بعضهم البعض، مما يؤدي في النهاية إلى المزيد من العمل الجماعي وعلاقات أقوى. وعلى الرغم من أن هذا النوع من الاجتماعات قد يستغرق وقتًا أطول، إلا أنه غالبًا ما ينتج عنه أفكار جديدة تؤدي إلى توسع السوق.